За Фирма „Офис АДВ“ ООД месеците до март 2020 бяха „икономически бум“. От регистрирането си пред септември 2019 година до март 2020-та, управляваната от нас фирма постигна рекордни резултати за бранша, в който оперираме. Поради липса на кадри ни се наложи да повишим и значително разходите за заплати и осигуровки. За 6 месеца възвърнахме над 70 % от инвестицията си, като паралелно с това ежемесечно инвестирахме в техника и реклама за разширяване на стоките и услугите, които предлагаме.
„Офис АДВ“ ООД оперира 4 магазина в София, които предлагат стоки и услуги в сферата на канцеларските материали, офис консумативи и оборудване, копирни услуги и печатна реклама. Развива дейността си под марката Office 1 Superstore, посредством договор за франчайз с Кооперация Панда. През октомври 2019 г „Офис АДВ“ ООД изкупи и придоби четири магазина от друг франчайзер заедно с всички активи и условия по договори. Също така нае и целия персонал, който работеше в тези магазини.
С моя съдружник сме преминали през кризата от 2008. Ние ясно си давахме сметка, че и сега предстои криза. Това е икономически цикъл. Готвехме се още от самото начало, но за съжаление не очаквахме да дойде по този начин и толкова рязко – в рамките на един следобед.
С обявяването на извънредното положение, още в същия ден свикахме Общо събрание на съдружниците. Основната цел беше да съхраним бизнеса, дори и с цената на затваряне на магазините, при начертан от нас възможно най-песимистичен вариант за развитие на кризата. Използвахме максимата „ Готви се за най-лошото – всичко останало е добре дошло.“
Формулирахме и се придържахме стриктно към няколко ключови приоритета.
- Запазване здравето на служителите
Осигурихме маски, дезинфектанти и предпазни шлемове, направихме периодичен инструктаж според заповедта на здравния министър. Намалихме броя на служителите в магазините, работещи заедно в една смяна. По този начин, ако имахме случай на зараза с Ковид 19, то тя би се разпространила само в една смяна. Сведохме до минимум риска вирусът да се предаде на другата смяна. Нито един наш служител, не беше инфектиран с Ковид 19. Успяхме!
2. Запазване работните места на служителите
Дадохме насоки за работа на всеки служител, разяснихме им кризисната ситуация, начертахме им приоритети и цели, както и начините за тяхното реализиране. За съжаление, не можехме да направим общо събрание и за това комуникирахме посредством мейл и телефон. Свързахме се с всеки служител и то по няколко пъти. Беше доста трудоемко, защото имаме над 20 човека персонал. Хората ни трябваше да бъдат максимално мотивирани, което не е лесно, когато доходите намаляват. Горди сме, че успяхме да ги мотивираме с лекота, още повече, че това ни даде възможност да разберем колко лоялни са нашите служители и колко ценен е всеки един от тях за организацията. Така не само ние мотивирахме тях, но и те мотивираха нас. Трябваше да работим понякога и денонощно, за да не допуснем нито един човек да остане без работа.
3. Ограничаване до минимум спада в оборота и намаляване на разходите
Увеличихме стоковата наличност на мишки, клавиатури, web камери и други стоки, които са необходими за HOME OFFICE работа. Увеличихме асортимента и стоковата наличност и на рисувателни и забавни стоки, с които децата да могат да се занимават, докато са у дома в грипна ваканция. Дори заявихме на нашите доставчици офис мебели (бюра, столове), които по принцип продаваме по каталог и доставяме с поръчка и започнахме да ги поддържаме на склад, за да могат клиентите да си оборудват “Home Office” там, където живеят.
Вкарахме нови продукти в асортимента – маски, шлемове, дезинфектанти и други предпазни средства. Тъй като поръчките ни към рекламното студио намаляха, закупихме платове и започнахме да шием маски. Разбира се, можехме да ги закупим готови от текстилни фабрики, но ние предпочетохме да направим собствено производство, за да осигурим работа на хората в ателието ни за рекламни изделия. Паралелно с това брандирахме маските, които шием с персонализиран дизайн, зададен ни от клиента.
Започнахме активно да търсим контакт с клиентите по телефон и мейл. Давахме по-добри условия за пазаруване, презентирахме новите ни актуални за кризата стоки. Така не само че реализирахме голям брой допълнителни сделки, но и си спечелихме нови клиенти, с които надявам се още много години да работим.
На магазините, които бяха в централната част на града, намалихме работното време, а на тези, които са в кварталите го увеличихме с идеята, че хората ще си стоят по домовете и ще можем да им осигурим нужното за тяхната Home Office дейност. Магазините с увеличено работно време започнаха да работят дори в неделя. Това повлия много положително. Дори един от магазините ни реализира около 10 % ръст в продажбите, спрямо предкризисните нива!
Относно разходите, свързахме се с нашите наемодатели и предоговорихме намаление на наемите за периода на кризата. Нашият франчайзодател, кооперация Панда, направи сериозна отстъпка в лицензионната такса. Поискахме и допълнително отложено плащане от нашите доставчици, но без да злоупотребяваме! Благодарни сме, че всички наши партньори ни разбраха много добре и заедно с тях поделихме щетите от кризата.
4. Организиране на обучения на персонала
Тъй като имахме излишък на време, организирахме обучение за подобряването на търговските умения на персонала. Търсихме най-добрия за нас лектор и определено го намерихме и успяхме да го наемем, тъй като и той в момента нямаше ангажименти. Разбрахме се веднага, след като падне карантината да започнат обученията. Карантината беше свалена, обученията започнаха и това вече дава положителен финансов резултат.
5. Подготовка и организиране на внедряването в асортимента на нови услуги и ново ценообразуване за съществуващи такива
Подготвихме нов асортимент за рекламни услуги. Анализирахме цените и направихме няколко варианта в зависимост от това, как ще се развие българската икономика в бъдеще, какво ще бъде търсенето и предлагането и какви ще бъдат разходите за труд. Вече имаме готови ценови листи в различни варианти, които можем да приложим в ценообразуването спрямо финансовата ситуация буквално в рамките на 2 часа.
Убедени сме, че нашият екип се справи изключително успешно. Спадът ни в оборота през периода на кризата е около 17 %. При други наши колеги е между 25-50 %. Не освободихме нито един служител. Дори сега, когато има свободни кадри на пазара на труда, увеличихме персонала. Когато много бизнеси намаляваха работното си време и освобождаваха персонал, ние направихме точно обратното и сега излизаме по-силни от кризата.
Извънредното положение ни накара да спрем за малко и да се самоанализираме, забави темпа на работа и ни показа много наши пропуски и слаби места.Започнахме работа за тяхното отстраняване. Кризата ни направи по-сплотени като екип и ни приближи още повече до нашите клиенти.
В крайна сметка никой не може да предвиди точно кога и дали отново ще има финансова криза, колко голяма и дълга ще е тя. Ако има, то ние ще сме много по-подготвени да я посрещнем. Дотук успяхме да съхраним бизнеса си и да извлечем нефинансови дивиденти от „корона кризата“.
